Partir en vacances n’est pas seulement un moment de détente, c’est aussi l’occasion de se déconnecter complètement du bureau. Toutefois, pour que cette période soit sans tracas, il est essentiel de préparer un message d’absence efficace et original. Ces messages permettent d’informer vos collègues et clients de votre absence tout en leur laissant une impression positive.
Pourquoi opter pour un message d’absence original ?
Un message d’absence bien rédigé montre votre sérieux professionnel tout en donnant une touche personnelle et humanisante. C’est une chance de démontrer votre créativité et votre professionnalisme. Bien sûr, il peut également servir à rediriger les urgences vers un collègue disponible ou à informer sur la date de votre retour.
Créer une connexion humaine
Les messages d’absence impersonnels peuvent parfois être perçus comme froids ou distants. Ajouter une touche d’humour ou une phrase personnalisée aide à maintenir une connexion plus chaleureuse avec vos correspondants. Cela montre que même si vous êtes en congé, vous pensez aux autres.
Soulager les urgences
Une des principales utilités du message d’absence est de rediriger les demandes importantes vers quelqu’un qui pourra les traiter durant votre absence. Assurez-vous de mentionner les coordonnées d’un collègue qui puisse répondre en cas de besoin immédiat.
Idées de messages d’absence originaux
Voici quelques exemples pour pimenter vos emails d’auto-réponse.
Message d’absence humoristique
« Merci pour votre email ! Malheureusement, je suis actuellement en train de me détendre sous le soleil (ou peut-être de faire une randonnée en montagne). Je serai de retour plein d’énergie le [date] et répondrai à vos messages dès mon retour. »
Message d’absence poétique
« Bonjour, je suis parti en quête de nouvelles inspirations, loin des écrans et des préoccupations. Retour prévu le [date]. Si urgent, contactez [Nom et coordonnées]. Merci pour votre patience. »
Message d’absence professionnel mais sympathique
« Je vous remercie pour votre message. Actuellement en congé jusqu’au [date], je ne pourrai répondre dans l’immédiat. Pour toute urgence, veuillez contacter mon collègue [Nom] à [email/numéro de téléphone]. »
Personnaliser selon le contexte
Assurez-vous que le ton de votre message d’absence soit adapté à votre secteur d’activité et au type de relation que vous entretenez avec vos interlocuteurs.
Pour un secteur créatif
« Salut ! Je prends une pause pour recharger mes batteries créatives. Je reviendrai avec des idées fraîches le [date]. En attendant, [Nom et contact] pourra vous assister. À bientôt ! »
Pour un environnement formel
« Bonjour, merci pour votre message. Je suis hors du bureau jusqu’au [date]. Pour toute demande urgente, veuillez contacter [Nom et coordonnées]. »
Pour une entreprise de tech
« Hello ! Je suis temporairement déconnecté de l’univers digital pour me ressourcer. De retour dans le cyberespace le [date]. Pour une assistance instantanée, adressez-vous à [Nom et contact]. »
Astuces pour un message d’absence réussi
Un bon message d’absence ne doit pas forcément être long, mais il doit aller droit au but tout en reflétant votre personnalité.
Changer régulièrement de modèle
Rien de pire qu’un message usé et vu mille fois. Variez les plaisirs en changeant régulièrement votre message d’absence. Ceci peut égayer autant vos journées que celles de vos correspondant(e)s.
Inclure des détails pertinents
N’oubliez pas de spécifier clairement la période de votre absence, ainsi que les contacts alternatifs en cas d’urgence. Une communication claire évite beaucoup de malentendus.
Utiliser l’humour avec parcimonie
L’humour est toujours apprécié, mais veillez à rester professionnel. Un excès de légèreté pourrait envoyer le mauvais message à certains rapports professionnels.
Exemples de messages inspirants
Voici d’autres suggestions pour nourrir votre inspiration et donner envie à vos contacts de lire jusqu’au bout votre « out of office ».
Le voyageur intrépide
« Actuellement en vadrouille autour du globe, je découvre et m’inspires de nouvelles cultures jusqu’au [date]. En mon absence, [Nom] est votre interlocuteur privilégié. »
Le parent en congé familial
« En mission parental à durée déterminée jusqu’au [date]. Pour toute question brûlante, veuillez joindre [Nom et contact]. »
L’amoureux de la nature
« Je me ressource en pleine nature, loin de la civilisation, jusqu’au [date]. Pour des urgences immédiates, prenez contact avec [Nom]. »
Stratégies pour rédiger votre propre message
Trouvez l’équilibre parfait entre information pertinente, humour subtil et touche personnelle pour engendrer un impact mémorable auprès de vos contacts.
Évitez les clichés
Si des phrases telles que « En vacances », « Absent jusqu’à » sont indispensables pour l’objet de votre message, évitez de les laisser seules. Rajoutez-y une note personnelle pour rompre avec le cliché.
Adaptez le niveau de formalité
Considérez qui sera majoritairement exposé à ce message. Il s’agit de partenaires commerciaux importants ? Gardez-le sobre. S’il s’agît de collaborateurs proches, osez davantage de fantaisie.
Testez différents styles
Essayez plusieurs formulations jusqu’à trouver celle qui vous ressemble et qui conviendra au mieux à votre audience habituelle.
Rédigez votre message : étape par étape
Commencez par annoncer votre absence de manière directe. Indiquez ensuite la date de votre retour pour éviter toute confusion. Mentionnez les contacts alternatifs que vos correspondants pourraient solliciter en cas de besoin pressant. Enfin, injectez-y un peu de caractère personnel; que ce soit une touche d’humour, une anecdote ou encore une citation favorite, rendez cet échange unique et agréable.
Incorporer l’esprit de votre entreprise
Pensez à utiliser le ton et les valeurs de votre entreprise dans vos messages. Démontrez que vous accordez de l’importance à la continuité et à la satisfaction client même pendant votre absence.
Faire relire le message
Avant de partir en congé, faites relire votre mail automatique par un collègue pour vous assurer qu’il transmet parfaitement les informations souhaitées et respecte le cadre professionnel attendu.
Se prémunir des retours non désirés
Votre messagerie électronique configurée, souvenez-vous qu’elle doit également vous protéger : Ne donnez jamais d’information sensible ou trop privée qui irait contre la politique interne de sécurité informatique.
Limiter l’information partagée
Pas besoin de détailler où exactement vous serez lors de vos congés. Restez évasifs quant à votre localisation exacte pour éviter tout risque inutile.
Configurer des filtres de sécurité
Activez des filtres automatiques pour rediriger les spams ou les intrus potentiels directement à la corbeille pour garder votre boîte de réception propre et sécurisée.
Profitez de vos vacances !
Maintenant que votre message d’absence est prêt et personnalisé, vous pouvez profiter pleinement de vos vacances sans penser au travail. Profitez de ces moments de repos mérités pour revenir frais et dispos !